Eine Rechnung muss nicht nur den richtigen Betrag für erbrachte Leistungen enthalten, sie muss auch den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Daher ist es unbedingt erforderlich, dass sich jeder Lektor mit den Regelungen diesbezüglich vertraut macht.

In einer Rechnung, die sich auf einen Betrag unter 100 Euro beläuft, müssen nur wenige Angaben gemacht werden, wie etwa Name und Anschrift des Empfängers, Name und Anschrift des Leistungserbringers, Bruttobetrag und Bankverbindung.

Ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung darf nicht fehlen – sofern diese genutzt wird – und ein Zahltermin sollte vermerkt werden. Übrigens ist der Zahltermin bei jeder Art von Rechnung, gleich, in welcher Höhe sie sich bewegt, unbedingt wichtig.

Wird auf ein konkretes Datum verzichtet, so greifen die gesetzlichen Regelungen und diese besagen, dass der Zahlungspflichtiger erst dreißig Tage nach Ausstellung der Rechung in Verzug ist.

Der Lektor wartet so lange auf sein Geld und kann nicht einmal mit Gewissheit sagen, dass er es nach einem Monat überhaupt bekommt. Daher ist es auch ratsam, nicht eine große Rechnung für ein Projekt zu verschicken, sondern mehrere kleinere. So merkt man sehr schnell, wie das Zahlungsverhalten des Kunden ist und ob sich eventuell Schwierigkeiten einstellen können.

Bei einem Zahltermin mit konkretem Datum (auf den Vermerk „14 Tage nach Erhalt der Rechnung“ lieber verzichten, der genaue Tag ist dann Auslegungssache) können ab dem folgenden Tag Verzugszinsen berechnet werden.

Bei einer Rechnung, die sich über 100 Euro beläuft, müssen nun also weitere Angaben gemacht werden. So muss zum Beispiel der Betrag der Rechnung in den reinen Leistungsbetrag und in die Umsatzsteuer aufgeschlüsselt werden. Brutto- und Nettobetrag sind also zu nennen.

Des Weiteren muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erwähnt werden, es müssen Rechnungsnummer und das Datum der Ausstellung der Rechnung genannt sein.

Zudem muss die erbrachte Leistung genau beschrieben sein, wobei auch der Titel und eventuell die Nummer, die das Projekt beim Kunden trägt, Erwähnung finden müssen.

Verschickt werden sollte die Rechnung mit der Post. Sie geht damit zuverlässig zu und nicht etwa auf elektronischem Wege verloren, wie einige Kunden mit schlechter Zahlungsmoral das gern behaupten.

Außerdem ist die Rechnung nur dann eine Urkunde im juristischen Sinne, wenn die elektronische Signatur richtig und vollständig ist, was aber leider nicht immer der Fall ist. Der Kunde ist dann nicht zur Zahlung verpflichtet.